Подлинная трудовая книжка всегда должна находиться в руках работодателя до тех пор, пока действует трудовой договор. По правилам, отдел кадров не может выдать ее даже на несколько минут для того, чтобы снять ксерокопию.
Однако бывают ситуации, когда человеку просто необходимо иметь при себе дубликат трудовой книжки. Например, если вы решили устроиться на новую работу, но еще находитесь в раздумьях, потенциальный работодатель может изъявить желание ознакомиться с этим документом. Как же быть в таком случае?
На самом деле каждый работник имеет право обратиться в отдел кадров для того, чтобы ему изготовили такую копию. Достаточно лишь письменного заявления, и необходимый документ будет готов по истечении трех дней. Отдел кадров заверяет такую копию. Если же вы в текущий момент не трудоустроены официально, то ее может заверить нотариус.
Копия считается действительной в любом случае: и если она была изготовлена посредством копировального аппарата, и если она была набрана на машинке. Самое главное, чтобы она содержала всю без исключения информацию, которая есть в оригинале.
Заверение копии происходит двумя способами. Первый – это когда на каждой странице от руки ставится надпись «копия верна» (или соответствующий штамп) и печать компании или предприятия. На последней странице должна стоять запись: «работает по настоящее время», а также указывается должность работника, ставится подпись (с расшифровкой) сотрудника отдела кадров, непосредственно занимавшегося изготовлением копии.
Второй вариант более простой. Все страницы копии должны быть пронумерованы и прошиты, о чем делается запись на самой последней страничке, с указанием общего количества страниц. Далее ставится отметка «копия заверена» и печать компании.